Aufgrund Ihres Vertrages wird das Projekt gefördert. Dabei weist jede Region, jede Maßnahme und jedes Projekt Unterschiede zu den anderen auf. Deswegen ist es wichtig, die juristischen Grundlagen, vor allem Ihren Vertrag, vollständig mit allen Anlagen zu kennen und zu verstehen. Das gilt für alle Beteiligten, also auch die Partnerorganisationen.
Viele Verträge enthalten Sonderbestimmungen in Artikel 7 der besonderen Vertragsbestimmungen (Special Conditions – SC). Diese gelten zusätzlich oder abweichend von den allgemeinen Vertragsbestimmungen (General Conditions – GC).
Aufgaben der Akteurinnen und Akteure
Im Vertrag werden die antragsstellenden Organisationen (im Antrag Lead- und Co-Applicants) zu Begünstigten (Beneficiaries), da sie Geld von der EU erhalten, um das Projekt durchzuführen.
Die Organisation, die den Vertrag unterschrieben hat, trägt die volle Verantwortung gegenüber der EU für die ordnungsgemäße Durchführung. Sie koordiniert das Projekt und kommuniziert mit der EU. Die Aufgaben der verschiedenen Akteure sind eindeutig im Vertrag festgelegt.
Dokumentation
Für die Vorbereitung der Berichte ist eine sorgsame Dokumentation aller Aktivitäten im Projekt notwendig. Der Vertrag schreibt vor, welche Belege mindestens vorhanden sein müssen. Zu Beginn des Projektes müssen also bereits Vorbereitungen dafür mit den Partnern vereinbart werden.
Zahlungen der Europäischen Union
Nach der Unterschrift unter den Vertrag überweist die EU eine erste Vorauszahlung. Die Höhe der Zahlungen ergibt sich aus dem Vertrag. Weitere Zahlungen erfolgen nach Prüfung der Zwischenberichte. Die Schlusszahlung in Höhe von zehn Prozent der Zuwendung wird erst nachträglich nach Abschluss des Projektes und einer Prüfung der Ausgaben freigegeben.
Bei der EU gibt es keine Frist, bis wann abgerufene Mittel verausgabt sein müssen. Die EU richtet sich bei der Bewirtschaftung der jeweiligen Projektmittel nicht nach Haushaltsjahren.
Weitere Regeln
In vielen Punkten schreibt die EU keine abschließenden Regeln vor, sondern verlangt, dass die Regeln der Beteiligten befolgt werden. Diese müssen sich an vorgegebene Mindeststandards sowie nationale Gesetze halten und entsprechende Regeln in ihrer Organisation verankern.
Dies gilt zum Beispiel für Regeln zu Compliance, Vergabeverfahren, Buchhaltung, Umrechnung von Wechselkursen, Bezahlung des Personals und Erstattung von Reisekosten.
Zwischenberichte
Mindestens alle zwölf Monate erwartet die EU einen Zwischenbericht. Dieser enthält Angaben zum Stand der Durchführung und eine Zwischenabrechnung bisheriger Ausgaben. Erst dann kann die nächste Zahlung abgerufen werden.
Das System wird demnächst auf elektronische Berichterstattung umgestellt. Die EU erwartet dann laufende Aktualisierung der Indikatoren zur Zielerreichung.
Änderungen während der Durchführung
In fast jedem Projekt kommen während der Durchführung Änderungen vor – seien es nur kleine Budgetänderungen oder große wie der Austausch eines Partners. Je nach Art der Änderung muss die Durchführungsorganisation nur informieren, um Genehmigung bitten oder eine förmliche Vertragsänderung (Addendum) durchführen.
Auch hier sollten sich die Partner rechtzeitig abstimmen, damit die koordinierende Organisation rechtzeitig die notwendigen Schritte einleiten kann.
Sichtbarmachung
Der EU ist es sehr wichtig, die Rolle der EU sichtbar zu machen. Für jedes Projekt muss also mit der EU festgelegt werden, wie die Förderung der EU sichtbar wird. Werden die Vorschriften dafür missachtet, kann dies zum Abbruch des Projektes führen.
Die Aktivitäten dafür müssen also mit den Beteiligten besprochen und umgesetzt werden.
Monitoring und Evaluation
Die EU erwartet schon im Antrag für jedes Projekt ein professionelles System für Monitoring und Evaluation. Nach Projektbeginn will die EU an der Umsetzung beteiligt werden. So sollen zum Beispiel die Terms Of Reference (TOR, Leistungs- und Aufgabenbeschreibung) jeder Evaluation mit der EU besprochen werden. Der daraus erstellte Bericht soll vor Fertigstellung ebenfalls vorgelegt werden.
Bereits in der Antragsphase müssen die Kosten für diese Maßnahmen geplant und einbezogen werden.
Ausgabenprüfung
Bereits vor Unterzeichnung des Vertrags legt die koordinierende Organisation fest, welche Firma in ihrem Auftrag später die Ausgabenprüfung vornehmen wird. Die Ausgabenprüfung (Expenditure Verification – EVR) muss je nach Volumen der Förderung erst nach Abschluss des Projekts oder für jeden Zwischenbericht erfolgen. Außerdem müssen Beleglisten erstellt werden.
Die Kosten müssen im Antragsbudget eingeplant werden. Die Durchführung der Ausgabenprüfung muss schon beim Start des Projektes mit allen Beteiligten vorbereitet werden.
Abschluss des Projekts
Nach Prüfung des Abschlussberichtes wird die Schlusszahlung ausgezahlt. Die EU behält sich das Recht vor, zu jeder Zeit - auch nach Ende der Vertragslaufzeit - weitere Nachweise, Erklärungen oder Dokumentationen anzufordern. Die gesamte Dokumentation des Projektes muss also für mindestens fünf Jahre nach Erhalt der Schlusszahlung aufbewahrt werden.
