Inzwischen häufen sich die Fälle, in denen SachbearbeiterInnen der EU in den Delegationen oder in Brüssel in Abschlussberichten nicht alle Kosten anerkennen. Die Kürzung der Schlusszahlung um erhebliche Beträge ist die Folge. Artikel 9 Absatz 2 der Allgemeinen Bestimmungen beinhaltet die Regeln für Änderungen. Demnach gibt es die Möglichkeit innerhalb von 15 % eines Hauptpostens Änderungen vorzunehmen. Inzwischen wird jedoch regelmäßig verlangt, dass die EU vorab über eine Überschreitung und die voraussichtliche Höhe informiert wird und dies auch nachgewiesen werden kann. Wir empfehlen daher folgende Maßnahmen:
- Umgehende Information der EU über jede beabsichtigte oder voraussehbare Überschreitung eines Einzelpostens (mit Angabe des Einzelpostens und der Summen).
- Dokumentation der Korrespondenz
- Gegebenenfalls Eintragung dieser Änderungen in die Spalte „allowed reallocation“ im nächsten Bericht.
Falls Sie ein neues geändertes Budget anfertigen, wird für die EU nicht deutlich, ob Sie eine Vertragsänderung beantragen. Falls die EU dem neuen Budget zustimmt, aber keine Vertragsänderung (Addendum) ausfertigt, gilt weiterhin das ursprüngliche Vertragsbudget als Basis der 15 %-Regel, die Änderungen können aber als akzeptiert gelten.
Falls Sie Änderungen über 15 % eines Hauptpostens (über die gesamte Laufzeit) planen, beantragen Sie rechtzeitig eine Vertragsänderung. Die neueren Vertragsversionen beinhalten ein Formular dafür in der Excel-Datei für den finanziellen Bericht.
Mit Hauptposten (main heading) sind die Kategorien 1 Personal/ 2 Reise/ 3 Ausrüstung et cetera gemeint, mit Einzelposten (subheading) die Detailangaben wie 1.1.1. Stelle XY, 36 Monate, 100 %.
