EU-Mail-Info Nr. 478

Der PRAG ist ein umfassendes Richtwerk für EuropeAid-Mitarbeitende, aber auch für Antragsstellende, das Prozessbeschreibungen, Erläuterungen und Vorlagen für Formulare bereithält, unter anderem auch die Ausschreibungsdokumente für Calls for Proposals und die Verträge.

In unregelmäßigen Abständen wird er erneuert; die vorherige Neuerung war im Januar 2016. Der nun aktualisierte PRAG hat ab dem 2. August 2018 Gültigkeit. Die Dokumente werden von da an als Grundlage für Ausschreibungen und Verträge verwendet.

Ausschreibungen, die vor dem 2. August 2018 veröffentlicht wurden, und bestehende Verträge sind nicht von diesen Neuerungen betroffen, für diese gelten weiterhin die jeweiligen Ausschreibungs- beziehungsweise Vertragsdokumente.

In den Formularen (Concept Note und narrativer Teil des Vollantrags) wie auch in der Bewertung der Projektauswahl (Evaluation Grid) wird ein Schwerpunkt auf die Wirkungslogik und die Zielerreichung gelegt und dem LogFrame entsprechend mehr Wert beigemessen.

Dies zeigt sich unter anderem an der Änderung der Bewertungskriterien für die Concept Note: Es gibt mehr Punkte für Aufbau/Struktur des Projekts („Design of the action“) und die Zielerreichung und dafür weniger bei der Relevanz des Projektes. Es spiegelt sich auch im Format der Concept Note wieder: Die „Description of the action“ darf, statt wie bisher nur einer Seite, nun zwei Seiten betragen.

Zusätzlich bepunktet werden jetzt in der Concept Note die Problemanalyse und die externen Risiken und Annahmen, nicht wie vorher erst im Vollantrag. Die Relevanz beträgt weiterhin maximal drei Seiten. (Widersprüchlich ist hier allerdings, dass Concept Note inkl. der tabellarischen Summary vorab nur fünf Seiten betragen darf.) Deswegen wird es in Zukunft noch wichtiger sein, bei der Abgabe der Concept Note den Logframe schon entworfen zu haben.

Für Eligiblity of costs gibt es Änderungen, die insbesondere die vereinfachte Kostenoption, die sogenannten Simplified Costs Options (SCO), betreffen. Es kann in Zukunft - zunächst auf freiwilliger Basis - „output or result based SCOs“ geben, das heißt, die nächste Auszahlung von Projektmitteln ist an die Erreichung von Projektzielen gebunden (Stichwort ist hier: „Performance-based financing”).

Auf dieser Basis könnte auch der gesamte Zuschuss die Form einer Lump-Sum einnehmen. Die Beantragung dieser Kostenerstattungsform muss im Vollantrag und im Budget bei den Erläuterungen genau beschreiben werden, insbesondere auf welche Erfahrungswerte die Kalkulation der Kosten beruht.

Die EU behält sich vor, die Kalkulation und Begründung auch von externen Prüfern beurteilen zu lassen. Die Auswirkungen dieses Ansatzes der „Simplified Cost Options“ sind noch nicht abzuschätzen. Hintergrund ist, dass die EU ihre Kostenerstattung längerfristig vereinfachen will.

Es besteht zukünftig die Möglichkeit Freiwilligentätigkeiten (volunteer work) in den Eigenanteil einzubeziehen, wenn dies in den Guidelines erlaubt ist. Und zwar bis zu 50 Prozent der Kofinanzierung. Dies stellt eine deutliche Verbesserung für die Arbeit von Nichtregierungsorganisationen dar.

Vermeidung von Interessenskonflikten und Aufnahmen eines „Code of Conduct“: Zukünftig beinhalten die allgemeinen Vertragsbedingungen einen längeren Paragraphen zur Vermeidung von Interessenskonflikten sowie einen „Code of Conduct“. Damit soll Korruption vermieden und auf die Einhaltung von Menschenrechten und Sozialstandards geachtet werden.

In Zukunft wird es anscheinend ein elektronisches Managementsystem geben, dass von den Vertragspartnern für das Vertragsmanagement, die Berichterstattung und die Zahlungen genutzt werden soll. Dazu müssen sich die Projektträger in einem E-Managementsystem registrieren. Sobald das System funktioniert, wird die Kommission den Vertragspartnern Bescheid geben. Weitere Informationen stehen uns hierzu leider noch nicht zur Verfügung.