EU-Mail-Info Nr. 514

Die EU-Generaldirektionen für Internationale Zusammenarbeit und Entwicklung (DG DEVCO) und Europäische Nachbarschaftspolitik und Erweiterungsverhandlungen (DG NEAR) haben auf ihren Homepages ein Informationsblatt mit Fragen und Antworten zu Auswirkungen der weltweit andauernden Corona-Krise auf Projektantrage veröffentlicht. Die EU-Beratung von Engagement Global möchte Sie über diese informieren.

Unter anderem werden in dem Dokument folgende Fragen erläutert:

• Möglichkeiten von elektronischen Unterschriften
• Elektronische Zeichnung von Dokumenten
• Definition von „Force majeure“ und Anwendung auf die Covid-19 Pandemie: In dieser Hinsicht werden „Pandemien“ als eine Situation betrachtet, die als höhere Gewalt geltend gemacht werden kann, die die Empfänger für einen bestimmten Zeitraum daran hindert, ihren Verpflichtungen nachzukommen, ohne dass sie einen Vertragsbruch begehen.
• Darüber hinaus müssen die Parteien alle Möglichkeiten zur Erfüllung ihrer vertraglichen Verpflichtungen ausgeschöpft haben. In Anbetracht der aktuellen Situation aufgrund des COVID-19-Ausbruchs und unter Berücksichtigung der von der Weltgesundheitsorganisation empfohlenen „sozialen Distanzierungsmaßnahmen“ zur Bekämpfung der Pandemie kann die Nichtverfügbarkeit von Schlüsselpersonal und/oder die Unmöglichkeit, in den vom Virus betroffenen Zonen tätig zu werden, als „höhere Gewalt“ bezeichnet werden.

Wie schon in unserem EU-Info Nr. 511 erläutert, können Sie eine Unterbrechung (suspension) der Projektaktivitäten beantragen.

Beachten Sie folgenden Punkt: Die Beurteilung der Umstände, die zu einer Aussetzung aufgrund höherer Gewalt führen, erfolgt immer von Fall zu Fall.
Die Änderungen müssen in einer Vertragsänderung festgehalten werden.

• Vertragsverlängerungen werden von Fall zu Fall entschieden
• Rechnungen und Zahlungsanforderungen werden während dieser Ausnahmesituation im pdf-Format und als E-Mail gesendet akzeptiert
• Zuwendungsfähige Kosten: Wenn aufgrund der Auswirkungen von Covid-19 Aktivitäten nicht umgesetzt werden können, können Kosten, die nicht durch andere Quellen übernommen werden, als zuwendungsfähig betrachtet werden:
• (a) Reise- oder Unterbringungskosten für Personen, die an Sitzungen oder Veranstaltungen teilnehmen sollten und aus Gründen höherer Gewalt  verhindert wurden
• (b) Kosten, die im Zusammenhang mit annullierten Sitzungen anfallen, wie zum Beispiel Flug- oder Hotelbuchungen, die annulliert werden mussten
• (c) Kosten im Zusammenhang mit Aktivitäten, die in Gebieten durchgeführt werden sollen, die Sperr- oder Quarantänemaßnahmen unterliegen
• (d) Kosten, die für Aktivitäten anfallen, die aufgrund der Anwendung von sozialen Distanzmaßnahmen durch den Begünstigten/Auftragnehmer/Partnerorganisation gemäß den Empfehlungen der Weltgesundheitsorganisation (WHO) und/oder den Auflagen der nationalen Behörden abgesagt wurden.

Hier können Sie sich an den WHO-Empfehlungen vom 11. März 2020 orientieren oder an den Maßnahmen, die in den jeweiligen Ländern angewendet wurden. Die Kommission wird auch hier wieder eine Fall-zu-Fall-Analyse vornehmen.

Um die Kosten zu begründen, können Sie beispielsweise folgende Unterlagen beifügen:

• den Nachweis, dass die Reisekosten nicht erstattet werden können
• eine ehrenwörtliche Erklärung im Falle eines engen Kontakts mit einer Person, die an COVID-19 leidet und dadurch die Reise oder die Teilnahme an einer Sitzung behindert
• für die Annullierung von Konferenzen die vertraglichen Bedingungen bezüglich der Anmietung des Veranstaltungsortes und die Annullierungsgebühren
• Anweisungen von regionalen und/oder nationalen Behörden über soziale Distanzierung
• soziale Distanzierungsanweisungen, die von den Empfängern gegenüber ihren Mitarbeitern erlassen werden.

Interimsauszahlungen können ausnahmsweise auch ohne expenditure verification erfolgen, aber keine Abschlusszahlungen.