EU-Mail-Info Nr. 519

EuropeAid hat einen neuen „Practical Guide to Contract Procedures for EU External Actions“ (PRAG) herausgegeben, der am 1. August 2020 in Kraft getreten ist.

Der PRAG ist ein umfassender Leitfaden für EuropeAid-Mitarbeitende und damit auch für Antragsstellende interessant. Er enthält Prozessbeschreibungen und Grundregeln für die Antragstellung und Implementierung, Erläuterungen sowie Vorlagen für die Formulare der Ausschreibungsdokumente für Calls for Proposals und die Verträge.

In unregelmäßigen Abständen wird er erneuert; die letzte Aktualisierung war im Juli 2019. Die nun im PRAG veröffentlichten Regeln und Dokumente sind ab dem 1. August 2020 gültig. Die Dokumente werden ab sofort als Grundlage für Ausschreibungen und Verträge verwendet.

Ausschreibungen, die vor dem 1. August 2020 veröffentlicht wurden und bestehende Verträge sind nicht von diesen Neuerungen betroffen, für diese gelten weiterhin die jeweiligen zum Zeitpunkt der Veröffentlichung gültigen Ausschreibungs- beziehungsweise Vertragsdokumente.

Zu den aktualisierten Grant-Dokumenten vom 1. August 2020

Es gab wenig grundlegende Änderungen. Die wichtigsten Änderungen betreffen:

• Die Vorlage des Dokumentes „Declaration on Honour on exclusion criteria and selection criteria“ („Ehrenerklärung mit Bezug zu Ausschluss- und Auswahlkriterien“). Diese wurde vereinfacht und präzisiert
• Es gibt einen neuen Ansatz zur Budgetierung der Kosten für ein Projektbüro
• Die Simplified Cost Option (recurrent SCO) bleibt ab sofort Organisationen vorbehalten, die ein Pillar Assessment durchlaufen haben. Output- und Result-based SCO sind für alle zugänglich

Aktualisierung der „Declaration on Honour exclusion criteria and selection criteria“ (Annex H) von PRAG 2019

Bei Grants über 60.000 Euro müssen der Lead-applicant, der Co-applicant und affiliated entities die sogenannte „Declaration on Honour on exclusion criteria and selection criteria“ unterzeichnen. Mit dieser Erklärung bestätigen die Organisationen, dass sie keinem der dort aufgeführten Ausschluss- und Auswahlkriterien für die Förderung unterliegen.

Das neue Annex H-Dokument – PRAG Version 2020 – ist vielen Problemen aus der vorhergehenden Version begegnet, und das Template ist deutlich vereinfacht:

1. Die Dokumente für Grants wurden von den anderen Vergabeformen (wie Service Contracts, Procurement) wieder getrennt. Nun bezieht sich die Vorlage „14b_declaration_honour_grant_engl.docx“ tatsächlich nur noch auf Grants, was das Auffinden der richtigen Vorlage und das Ausfüllen erleichtert.
2. Die Antragsteller müssen nichts mehr ankreuzen. Es ist fast alles vorgegeben, so dass es weniger Arbeit macht, das Dokument zu erstellen und darüber hinaus keine Fragen entstehen, was wo anzukreuzen ist.
3. Auch die Trennung für Applicants, Co-Applicants und Affiliated Entities wurde aufgehoben, so dass jede beteiligte Entität das gleiche Template verwenden kann und dieses auch selbst ausfüllen kann und muss. Es gibt keine Unterscheidung mehr beim Ankreuzen.
4. Einzig die Unterscheidung Action Programme versus Work Programme ist an drei Stellen im Dokument vorzunehmen. Bei den üblichen Grant-Ausschreibungen geht es immer um Action Grants.
5. In der neuen Formatvorlage der Guidelines steht jetzt: „… provisionally selected lead applicants, co-applicants and affiliated entities are obliged to declare that they are not in one of the exclusion situations through a signed declaration on honour (PRAG Annex A14) to be sent together with the full application.“ Das heißt die unterschreiben Erklärungen sollen erst mit dem Vollantrag eingereicht werden. Da diese Aussage aber auch nicht ganz eindeutig ist und die Erfahrung zeigt, dass es bei einzelnen EU-Delegationen unterschiedliche Vorgehensweise gibt, empfehlen wir in den jeweiligen Call-Unterlagen nachzuschauen und gegebenenfalls nachzufragen.

Wir empfehlen, dass alle Projektpartner so bald wie möglich während der Antragsphase die Erklärung für ihre jeweilige Organisation ausfüllen und unterzeichnen lassen.

Kosten des Projektbüros

Bereits im Antrag müssen Nutzen, Funktionsweise und Kostenanteile des Projektbüros detailliert dargestellt werden. Kosten können dann anteilmäßig als Apportionment ins Budget eingehen. Der Anteilsschlüssel muss in einer Anlage zum Budget dargestellt werden. In der Evaluationsphase behält sich die Kommission vor, den Schlüssel zu ändern oder die Kosten zu streichen. Dieser Ansatz zählt nicht als SCO.

Simplified Cost Option (SCO)

Die beiden Versionen der SCO bleiben erhalten. Allerdings können nur noch solche Organisationen, die ein Pillar Assessment durchlaufen haben, recurrent SCO für einzelne Kostenpositionen beantragen, also zum Beispiel eine Lump Sum für die Durchführung eines Basisgruppenworkshops. Die erfolgsorientierten SCO (Output/result-based SCO) können weiterhin von allen Antragstellern in Anspruch genommen werden.

Wir werden unsere Ausfüllhilfe entsprechenden dem PRAG 2020 aktualisieren und in unseren kommenden (Web-)Seminaren zur Antragstellung die Änderungen erläutern.

Für Nachfragen und weitere Informationen stehen wir selbstverständlich gerne zur Verfügung.